Dustin Friesenhahn
Microsoft Corporation
Publicado em: Agosto de 2003
Resumo
Saiba como mover arquivos de compartilhamentos de arquivos de rede existentes e
colocá-los nas bibliotecas de documentos do Microsoft® Windows® SharePoint™
Services. Depois que os arquivos estiverem em bibliotecas de documentos, você
poderá usar exibições personalizadas, filtros e Discussões da Web para tornar
os arquivos compartilhados mais eficazes.
Introdução
Armazenar arquivos nas bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services
fornece várias vantagens sobre compartilhar arquivos em compartilhamentos de
arquivos de rede simples. Essas vantagens incluem:
- Aplicar propriedades personalizadas a documentos para que você possa armazenar
mais informações sobre o conteúdo destes documentos. Isso permite que você
armazene, organize e recupere grandes grupos de documentos de forma mais
eficiente.
- Usar exibições compartilhadas ou pessoais para classificar e filtrar documentos
de interesse.
- Discutir documentos online usando Discussões da Web.
- Usar aprovação de conteúdo para que os gerentes de sites possam aprovar ou
recusar que documentos serão adicionados à biblioteca de documentos.
Para saber sobre esses recursos, consulte a Ajuda online do Windows SharePoint
Services. Este documento fornece diretrizes para mover arquivos de
compartilhamentos de arquivos de rede existentes para bibliotecas de
documentos.
Definindo a estrutura
A primeira etapa da migração é definir a estrutura do novo compartilhamento de
arquivos de colaboração. Essa estrutura determinará quando criar uma coleção de
sites, um site, uma biblioteca de documentos ou uma pasta nova para conter os
arquivos. É preciso levar os seguintes fatores em consideração ao definir a
estrutura:
- Desempenho do servidor e taxa de transferência necessária
- Organização do conteúdo
Desempenho e facilidade de uso
Para manter o melhor desempenho do servidor e facilitar a navegação das
bibliotecas de documentos e estruturas de pastas, use as seguintes diretrizes
como limites superiores ao organizar seus arquivos:
- 1.000 arquivos em uma pasta
- 1000 pastas por biblioteca de documentos
- 1.000 bibliotecas de documentos por site
- 50 MB (megabytes) por arquivo
Quando um site é mantido dentro desses parâmetros, a taxa de transferência
típica é a seguinte:
Organizando seu conteúdo
Ao organizar seu conteúdo, você deverá decidir quantas coleções de sites, sites
e bibliotecas de documentos serão necessárias.
Coleções de sites
Uma coleção de sites é um conjunto de sites em um servidor virtual em que todos
os subsites possuem o mesmo proprietário e compartilham todas as configurações
especificadas na Administração Central do SharePoint. Uma coleção de sites
contém um site de alto nível que pode conter vários subsites. Podem existir
várias coleções de sites em cada servidor virtual.
Todos os sites dentro de uma coleção de sites usam o mesmo banco de dados de
conteúdo. Se o tráfego esperado para os sites combinados em uma coleção de
sites exceder a taxa de transferência disponível, separe os sites em várias
coleções de sites. O site com tráfego pesado pode então ser movido para um
banco de dados de conteúdo separado. Se a taxa de transferência não for um
problema, não é necessário usar mais de uma coleção de sites para arquivos
relacionados. Gerenciar arquivos relacionados dentro de uma coleção de sites
permite um controle de segurança e uma navegação mais fácil.
Observação É necessário ser um
membro do grupo Administradores do servidor local ou um membro do grupo de
administradores do SharePoint para criar uma coleção de sites. Como
alternativa, se você tiver habilitado a criação de sites de auto-serviço,
poderá permitir que os usuários finais criem suas próprias coleções de sites
para as quais poderão migrar arquivos.
Sites dentro de uma coleção de sites
Em geral, crie sites para que você possa colocar documentos e listas
relacionados no mesmo site. Isso torna a navegação mais conveniente e garante
que todos os documentos relacionados serão incluídos nos resultados da
pesquisa. Entretanto, se um site contiver mais de 1.000 bibliotecas de
documentos e listas, o desempenho começará a ser prejudicado.
Observação Se a criação de
sites de auto-serviço estiver habilitada para um servidor virtual, você terá
que pertencer a um grupo de sites com o direito de Usar a Criação de Sites de
Auto-serviço para criar uma coleção de sites. Esse direito será ativado em
todos os grupos de sites padrão. Se a criação de sites de auto-serviço não
estiver ativada, você terá que pertencer a um grupo de sites com o direito de
Criar Subsite para criar um site. O direito de Criar Subsite será incluído por
padrão no grupo de sites do Administrador.
Bibliotecas de documentos dentro de um site
As bibliotecas de documentos podem conter propriedades personalizadas que
armazenam metadados sobre os arquivos nas bibliotecas. As bibliotecas de
documentos também fornecem segurança detalhada para conceder acesso a arquivos.
Qualquer arquivo que puder usar o mesmo conjunto de propriedades e
configurações de segurança poderá ser armazenado na mesma biblioteca de
documentos. (É possível usar exibições e filtros para permitir que os usuários
exibam quaisquer conjuntos de propriedades que desejarem.) Entretanto, se um
conjunto de arquivos exigir um único conjunto de propriedades, ele precisará de
uma biblioteca de documentos separada. De forma semelhante, se um conjunto de
arquivos exigir permissões de usuário únicas, esse conjunto também exigirá uma
biblioteca de documentos diferente. Outras configurações por biblioteca de
documentos incluem versão do arquivo, aprovação do conteúdo, o modelo de
documento padrão e qualquer código do evento gravado para a biblioteca de
documentos.
Observação É necessário ser um
membro de um grupo de sites com o direito de Gerenciar Listas para criar e
alterar bibliotecas de documentos. O direito de Gerenciar Listas está incluído
por padrão nos grupos de sites do Web Designer e do Administrador.
Pastas dentro de uma biblioteca de documentos
A estrutura da pasta de uma biblioteca de documentos é normalmente semelhante à
estrutura da pasta de um armazenamento de arquivos típico. Para um melhor
desempenho, é recomendável que cada pasta contenha menos de 1.000 arquivos. O
desempenho e a facilidade de navegação serão prejudicados à medida que o número
de arquivos em uma pasta aumentar. A abrangência da estrutura da pasta também
poderá ser limitada pelo número de caracteres no nome do arquivo e da pasta.
Não pode haver mais de 260 caracteres no total na URL para um arquivo da
biblioteca de documentos. O comprimento máximo do nome do arquivo ou da pasta é
128 caracteres, incluindo a extensão.
Se a estrutura de uma pasta possuir poucos arquivos, mas muitas subpastas, pense
em adicionar propriedades à biblioteca de documentos. As exibições poderão
então ser adicionadas à biblioteca de documentos, e não às subpastas. Por
exemplo, crie uma propriedades chamada “Membro da equipe” para uma pasta
Documentos da Equipe em vez de uma subpasta para cada membro da equipe.
Observação É necessário ser um
membro de um grupo de sites com o direito de Adicionar Itens para adicionar
arquivos à uma biblioteca de documentos. O direito de Adicionar Itens será
incluído por padrão em cada grupo de sites incorporados, exceto no grupo de
sites Leitor.
Movendo os arquivos
Depois de ter criado as novas coleções de sites, sites e bibliotecas de
documentos, poderá usar um dos seguintes métodos para copiar arquivos no
servidor:
- Arrastar arquivos para a Exibição do Explorer de uma biblioteca de documentos
- Criar um atalho de local de rede (pasta da Web) para a biblioteca de documentos
- Usar uma ferramenta em outro aplicativo compatível com o Windows SharePoint
Services, como o controle de carregamento de vários arquivos (Upload Multiple
Files) fornecido com o Microsoft Office 2003
Independentemente do método utilizado, lembre-se dos problemas com a segurança.
As configurações de permissões para os arquivos no servidor de arquivos não são
transferidas para a biblioteca de documentos automaticamente. Decida que nível
de permissão deseja fornecer aos usuários de sua organização na nova biblioteca
de documentos e configura esses níveis antes de começar a mover arquivos para a
biblioteca de documentos. Se você mover documentos para uma biblioteca de
documentos que usa configurações de segurança padrão, pode ser que esteja
oferecendo acesso a usuários que não deveriam ter este acesso.
Movendo arquivos usando a exibição do Explorer
O método mais simples para mover arquivos a um novo site é arrastar os arquivos
ou as pastas de uma biblioteca de documentos para a exibição do Explorer.
Arrastando arquivos usando a exibição do Explorer
- Na barra de links superior, clique em Documentos e Listas.
- Clique na biblioteca de documentos à qual deseja adicionar os arquivos.
- Na lista Selecionar uma Exibição, clique em Exibição do Explorer.
- Abra uma janela do Windows Explorer e localize a pasta com os arquivos que
deseja copiar para a biblioteca de documentos.
- Selecione os arquivos que deseja e arraste-os até a biblioteca de documentos na
janela do navegador.
Se receber qualquer mensagem de erro ao copiar os arquivos, consulte a seção
“Solução de problemas” posteriormente neste artigo.
Movendo arquivos usando locais da rede
Também é possível adicionar um local da rede para a biblioteca de documentos. As
etapas para criar um local da rede e copiar os arquivos a uma biblioteca de
documentos do Windows SharePoint Services variam, dependendo do sistema
operacional utilizado.
Microsoft Windows XP
Mova arquivos usando o Meus Locais de Rede no Windows® XP
- Na área de trabalho do Windows, clique em Meus Locais de Rede.
- Clique duas vezes em Adicionar um Local de Rede.
- Siga as instruções no Assistente para Adição de Local de Rede para adicionar um
atalho ao servidor com o Windows SharePoint Services.
- Depois de criar o novo local de rede, abra uma janela do Windows Explorer e
localize a pasta com os arquivos que deseja copiar para a biblioteca de
documentos.
- Selecione os arquivos que deseja e arraste-os até a biblioteca de documentos no
local de rede.
Microsoft Windows Server 2003
Mova arquivos usando o Meus Locais de Rede no Windows Server™ 2003
- Clique no menu Iniciar, Todos os Programas, aponte para Acessóriose clique em Windows Explorer.
- Na lista Pastas, clique em Meus Locais de Rede.
- No painel direito, clique duas vezes em Adicionar Local de Rede.
- Siga as instruções no Assistente para Adição de Local de Rede para adicionar um
atalho ao servidor com o Windows SharePoint Services.
- Depois de criar o novo local de rede, abra uma janela do Windows Explorer e
localize a pasta com os arquivos que deseja copiar para a biblioteca de
documentos.
- Selecione os arquivos que deseja e arraste-os até a biblioteca de documentos no
local de rede.
Se receber qualquer mensagem de erro ao copiar os arquivos, consulte a seção
“Solução de problemas” posteriormente neste artigo.
Movendo arquivos usando outros aplicativos
Para carregar um pequeno número de arquivos, alguns aplicativos compatíveis com
o Windows SharePoint Services permitem que você salve arquivos em bibliotecas
de documentos usando as ferramentas de gerenciamento de arquivo desses
aplicativos. Um exemplo é o recurso de carregamento de vários arquivos (Upload
Multiple Files) incluído no Microsoft Office 2003. Para usar esse recurso, o
computador cliente utilizado deve possuir o Office 2003 instalado.
Mova arquivos usando o Upload Multiple Files
- Na barra de links superior, clique em Documentos e Listas.
- Clique na biblioteca de documentos à qual deseja adicionar os arquivos.
- Clique em Carregar Documento.
- Clique em Upload Multiple Files.
- No painel esquerdo, navegue até a pasta que contém os arquivos que deseja
copiar para a biblioteca de documentos.
- No painel direito, selecione cada arquivo que deseja copiar para a biblioteca
de documentos.
- Clique em Salvar e Fechar.
Se receber qualquer mensagem de erro ao copiar os arquivos, consulte a seção
“Solução de problemas” posteriormente neste artigo.
Movendo arquivos usando uma unidade de rede mapeada
Outro método para adicionar arquivos ao site é mapear uma unidade de rede.
Mova arquivos mapeando uma unidade de rede
- No menu Iniciar, clique em Meu Computador.
- No menu Ferramentas, clique em Mapear Unidade de Rede.
- Em Unidade, selecione a letra de uma unidade.
- Em Pasta, digite o nome de um servidor Web e uma biblioteca de
documentos na forma \\Nome_Servidor\Biblioteca_Documentos\. A
unidade de rede mapeada é aberta no Windows Explorer para mostrar o conteúdo da
biblioteca de documentos.
- Abra uma janela do Windows Explorer e localize a pasta com os arquivos que
deseja copiar para a biblioteca de documentos.
- Selecione os arquivos que deseja e arraste-os até a biblioteca de documentos na
unidade de rede mapeada.
Solução de problemas
Recebo a mensagem de erro: Não é possível copiar
<Nomedoarquivo>. O parâmetro está incorreto
- O nome do arquivo contém caracteres ilegais? Os seguintes caracteres não são
permitidos nas bibliotecas de documentos do SharePoint: / \ : * ? " < > |
# <TAB> { } % ~ &
Observação Nome
de arquivos temporários normalmente começam com ~ e devem ser excluídos antes
de copiar outros arquivos para a pasta.
- O nome do arquivo termina com ponto final ou contém dois ou mais pontos
consecutivos? É preciso renomear arquivos que terminem com ponto final ou
possuam dois ou mais pontos consecutivos.
- O documento possui uma extensão de arquivo que está bloqueada pelo servidor?
Consulte a lista de extensões de arquivos bloqueadas na Administração Central
do SharePoint para verificar.
Observação É
necessário ser um membro do grupo Administradores do computador local ou um
membro do grupo de administradores do SharePoint para acessar as páginas da
Administração Central do SharePoint.
- O nome do arquivo ou da pasta é muito longo? Os nomes de arquivos e pastas não
podem ter mais de 128 caracteres. Observe também que a URL completa do arquivo
ou pasta não pode possuir mais de 260 caracteres.
Recebo a mensagem de erro: Windows – Falha na gravação
atrasada
Os arquivos excedem o limite de upload máximo do servidor? Se você precisar
carregar arquivos com um tamanho total maior do que o do upload máximo do
servidor, divida o upload em operações separadas ou aumente o limite de upload
do servidor. Além disso, as bibliotecas de documentos do SharePoint não são
recomendadas para arquivos extremamente grandes. Para um melhor desempenho, é
recomendado um limite de upload máximo padrão de 50 MB.
Desempenho em arquivos de áudio ou vídeo em streaming é
lento
As bibliotecas de documentos do SharePoint não são recomendadas para conteúdos
de fluxo contínuo (streaming).
Recebo a mensagem de erro: Não é possível criar Arquivo
de Atalho/Recorte.
Você possui permissões suficientes para copiar arquivos para a biblioteca de
documentos? Para adicionar arquivos a uma lista ou biblioteca de documentos, é
necessário pertencer ao grupo de sites Colaborador ou a qualquer grupo de sites
que possua o direito de Adicionar Itens.